Сначала – цифры. Определи норму списания по каждой позиции: сколько уходит ежедневно, в каком виде, и сколько реально оказывается на складе. Без этого – ни шагу дальше. Не гадай – фиксируй данные ежедневно, не доверяй памяти. Даже хлеб и соль нужно считать.
Отчет по остаткам – каждое утро. Не на словах, не «на глаз», а с весами и блокнотом (или таблицей). То, что не контролируется, моментально выходит из-под контроля. Продукты теряются, стареют, их списывают в тишине. Утренний замер – страховка от сюрпризов к ужину.
Поставь жёсткое ограничение на внеплановые заказы. Любая «экстренная» закупка – результат вчерашней ошибки. Один раз – случайность. Второй – система. Ставь задачи поварам и закупщикам не только по приготовлению, но и по точному учёту. За потери – ответственность.
Забудь про «на всякий случай». Это путь к мусору. Лучше продать всё, чем выкинуть половину. Холодильник – не хранилище, а инструмент. Чем дольше продукт в нём лежит – тем выше шанс, что ты потеряешь деньги. Плотный оборот – гарантия свежести и выгоды.
Меню – это не кулинария, а математика. Каждый пункт должен вписываться в логистику и остатки. Введи блюда, которые используют «остаточные» ингредиенты. Слишком много зелени? Будет песто. Много хлеба? Сделай крутоны. Преврати излишки в доход – немедленно.
Как рассчитать оптимальные объемы закупок с учетом спроса и сезонности
Начни с анализа ежедневных продаж за последние 3–6 месяцев. Раздели данные по дням недели, выдели пиковые периоды и слабые. Не ориентируйся на усредненные цифры – они обманывают. Смотри на паттерны: пятничные обеды, воскресные провалы, резкие всплески перед праздниками.
Сезонность – не миф, а цифры в Excel. Введи колонку «месяц» и построй график по позициям. Томатный суп в июле умирает, а морс – наоборот, в топе. Сравни одинаковые недели прошлого года и текущего. Появился тренд? Учитывай его. Улетает лимонад в мае? Закажи на 30% больше. Стоит мертвым штрудель в августе? Сократи вдвое или убери вовсе.
Проверяй коэффициенты оборачиваемости. Если один и тот же ингредиент крутится быстрее других, значит его берут часто. Делай для него буферный запас – не в два раза, а ровно настолько, чтобы хватило до ближайшей поставки плюс один день. И не больше. Каждый лишний килограмм – деньги на полке.
Прогнозируй на короткие отрезки – максимум неделя. Длинный горизонт – ловушка. Чем дальше заглядываешь, тем больше шансов ошибиться. Лучше делать частые корректировки, чем один глобальный просчет. Особенно если впереди праздник, погода скачет или начинаются школьные каникулы.
Не закупайся на глаз. Применяй формулу: СРП × ДНП + буфер, где СРП – средний расход по дням, ДНП – количество дней до следующей поставки, буфер – один день, максимум два. Всё. Никакой магии, только таблицы и холодная голова.
Следи за поведением гостей. Если салат с рукколой вдруг стал хитом за последние 10 дней – это не случайность. Это сигнал. А вот если та же руккола лежит и вянет вторую неделю – не продление, а замена. Меняй поставщика, пересмотри блюда или вычеркивай. Холодильник – не склад, а инструмент.
Какие методы инвентаризации помогают вовремя выявлять отклонения
Регулярная циклическая проверка – обязательна. Не жди конца месяца. Делай пересчет ключевых позиций раз в неделю, а по группе А (по ABC-анализу) – хоть каждый день. Это быстрее, чем сплошной аудит, и сразу показывает, где «утекает» продукт. Например, пересчет мяса утром в понедельник покажет, что на выходных ушло больше, чем по отчету – ищи причину, пока след свеж.
Сверяйся с фактическим списанием по техкартам. Если по калькуляции должно было уйти 8 кг курицы, а списали 11 – зарыта проблема. Или кто-то в смене путает веса, или порции не те, или кто-то «забывает» пробивать блюда. В этом помогает интеграция POS-системы с товароучетной программой. Без неё всё как в тумане.
Используй RFID или штрихкоды, если позволяет бюджет. Ускоряется учет, снижается вероятность ошибок. Особенно в заведениях с большим количеством SKU. Вручную ошибиться – раз плюнуть. А сканер ошибается редко. Особенно если он связан с программой, которая сразу бьет тревогу при расхождениях.
Снимай остатки до открытия и после закрытия. Не всегда, но выборочно – по позициим с повышенным риском: дорогие сыры, стейки, морепродукты. Два замера за день – и сразу видно, где теряется, а где перемещается «в обход». Делать это руками – нудно, но иначе хищения не отследишь.
Сравнивай динамику по дням недели. Например, если по вторникам consistently остаются одни и те же позиции, значит, ты стабильно закладываешь лишнее. Или у персонала просто привычка завышать заявки «на всякий случай». Тут без Excel не обойтись, или настрой дашборд в автоматизированной системе.
Нормальный софт не просто считает, а показывает, где дыра. Один из проверенных – iiko. Он ведет учет остатков, сверяет с планом и сигнализирует, если цифры не бьются. Но даже с ним не обойтись без ручной проверки – иначе легко проспать утечку.
Как выстроить взаимодействие между кухней и складом для точного учета
Начни с синхронизации. Кухня должна работать с теми же данными, что и кладовщик. Одно программное обеспечение, одна база, одно число по каждому ингредиенту. Если бармен использует 4 литра молока в смену, а в системе списано 3 – где-то пробел. И это уже минус в балансе.
Внедри четкий регламент движения продуктов: от момента получения до использования. Например, каждый прием товара – с обязательным взвешиванием и занесением в электронную ведомость. Ни слова на глаз – только весы и цифры.
Назначь ответственных. За склад отвечает один человек, за кухню – другой. Но оба подписываются под итоговыми данными. Нет двойных ролей, нет размытых обязанностей – только четкое разграничение и контроль.
Введи правило: без документа – ни грамма из кладовой. Хочешь килограмм муки – оформи заявку в системе. И только после одобрения получай. Это снижает хаос и помогает сверить расход с нормами, прописанными в техкартах.
Сопоставляй план и факт. Повар отчитался, что приготовил 20 порций пасты? Проверь – ушло ли нужное количество сыра, масла, соуса. Несостыковка в цифрах – звонок. Или ошибка, или махинация.
Проводите инвентаризации не раз в месяц, а хотя бы раз в неделю. Быстро, выборочно, по ключевым позициям: мясо, рыба, сыр, масло. Все, что дорого или быстро портится. Чем чаще сверяешься с реальностью, тем меньше сюрпризов.
И не забывай: общение – не меньшее условие, чем цифры. Повар должен понимать, зачем он вносит данные, а кладовщик – зачем проверяет. Общая цель – не наказать, а сделать так, чтобы ничего не исчезало бесследно.